Déposer et coordonner un projet

Avant même d’élaborer un projet, il est important de

• vous assurer de votre admissibilité en tant que promoteur;
• cerner la problématique à régler par le projet;
• identifier les besoins en compétences tant techniques que non techniques (PDF 823 Ko); 
• déterminer les objectifs;
• prévoir une stratégie d’évaluation, le cas échéant. 

Ensuite, les organismes fournisseurs de services vous présenteront des soumissions. Vous sélectionnerez celle qui vous conviendra le mieux.

Lorsque votre sélection est faite, vous établissez un calendrier de travail qui comporte toutes les étapes de votre projet. À titre d’exemple, ce calendrier peut prévoir

• une période d’embauche pour la réalisation du projet;
• la création ou l’adaptation du contenu de la formation;
• la promotion du projet;
• la période d’inscription;
• la période de diffusion;
• l’évaluation du projet;
• le bilan du projet.

Vous devez sonder l’intérêt des employeurs à participer à votre projet. Ce sondage vous permet d’évaluer le nombre de personnes participantes et les coûts du projet. Les employeurs peuvent changer d’idée en tout temps. 

Les informations précédentes vous permettront de remplir le formulaire de demande de subvention à partir de la page du programme qui répond à vos besoins et d’évaluer le budget nécessaire à la réalisation de votre projet. 

Selon le programme d’aide financière ciblé, d’autres documents peuvent être demandés.

Consulter une personne-ressource

À tout moment, vous pouvez consulter une personne-ressource. Cette personne vous aidera lors de la rédaction de votre demande de subvention. 

Si vous n’avez pas encore de personne-ressource désignée, veuillez nous joindre par le formulaire en ligne. 

Dépôt de la demande

Le dépôt de la demande se fait selon la procédure décrite dans la page du programme d’aide financière. Chaque programme a ses particularités.

Analyse de la demande 

Une fois déposée, votre demande de subvention sera analysée par une personne-ressource attitrée aux subventions. Des informations additionnelles peuvent être demandées pour compléter l’analyse.

Les critères d’analyse varient d’un programme d’aide financière à l’autre. La personne-ressource s’assurera que

• le projet répond aux objectifs du programme;
• le besoin est bien défini;
• la solution proposée répond au besoin.

Signature de l’entente

Avant de commencer votre projet, vous devez prendre connaissance de l’entente de subvention et de ses annexes et respecter ses modalités :

• durée du projet; 
• conformité des pièces justificatives; 
• montants par postes budgétaires;
• clauses spécifiques, etc.

Vous devez retourner une copie de l’entente signée à la personne-ressource.

Le projet commence à la date de début du projet inscrite à l’entente. Les dépenses effectuées avant cette date ne seront pas remboursées. 

Pendant le projet, le promoteur doit

• s’assurer de l’admissibilité des entreprises et des personnes visées par le projet;
• respecter le Programme d’identification visuelle du gouvernement du Québec;
• transmettre à la personne-ressource, pour approbation par le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale, avant leur utilisation, tous les outils de communication choisis, comme les communiqués de presse, les publicités, etc.;
• aviser par écrit la personne-ressource de tout changement relatif à l’entente et de tout événement ayant des répercussions sur la nature du projet, sur le calendrier de travail et sur les coûts;
• remettre à la personne-ressource le rapport d’étape.

Versements et suivi des dépenses

Les modalités de versement vous permettent d’avoir des fonds tout au long du projet. Quelques jours après la signature de l’entente, vous recevrez un versement dont le montant équivaut, en général, à 50 % du montant de la subvention.

Les dépenses admissibles liées au projet et les pièces justificatives à transmettre sont mentionnées dans l’entente que vous aurez signée.

Des outils de suivi de dépenses sont disponibles. Ils vous seront transmis dans le courriel qui confirmera l’envoi du versement.

Lorsque le total des dépenses effectuées sera égal au montant du premier versement, vous pourrez demander un deuxième versement. Cette demande devra être accompagnée du rapport d’étape et du rapport financier d’étape.

Rapport d’étape

Le rapport d’étape doit être remis avec la demande du deuxième versement. Il permet de faire le point sur le projet. Il doit contenir

• un résumé du projet;
• un bilan des activités réalisées;
• une prévision des activités à réaliser d’ici la fin du projet.

Autres suivis

Selon le programme d’aide financière ciblé et les besoins de l’organisation, il est possible qu’en cours de projet la personne-ressource vous questionne. Le promoteur a la responsabilité de 

• lui répondre dans les délais demandés;
• lui fournir une réponse fiable;
• l’informer, s’il y a lieu, qu’il n’a pas les réponses à ses questions.

Évaluation du projet

Vous devez évaluer votre projet. Vous pouvez aussi déléguer cette responsabilité à un autre organisme. L’évaluation doit permettre de 

• vérifier si les compétences ont été acquises;
• s’assurer que les objectifs ont été atteints;
• valider la méthode pédagogique utilisée dans le projet.